Koszty IT
Audyt licencji oprogramowania: jak sprawdzić, za które programy firma płaci niepotrzebnie
Koszty oprogramowania rosną po cichu: nowe subskrypcje, licencje po osobach, które zmieniły stanowisko, i narzędzia kupione „na próbę”. Audyt licencji oparty na danych o faktycznym użyciu aplikacji pozwala przed odnowieniem umów oddzielić programy potrzebne od tych, które tylko generują faktury.
- Autor:
- Paweł Rudnicki
- Opublikowano:
- Czas czytania
- 5 min czytania
- Licencje
- Koszty oprogramowania
- Wykorzystanie aplikacji
Dlaczego firmy przepłacają za oprogramowanie
Rzadko chodzi o jedną dużą pomyłkę. Nadwyżka licencji powstaje stopniowo, z wielu drobnych decyzji, których nikt potem nie weryfikuje:
- licencje przypisane do osób, które odeszły z firmy lub zmieniły dział, nie są odbierane,
- zespół kupuje własne narzędzie, choć firma ma już program o podobnym przeznaczeniu,
- drogi plan „na wszelki wypadek” obejmuje osoby, którym wystarczyłby tańszy,
- umowy odnawiają się automatycznie, zanim ktoś sprawdzi, czy program jest jeszcze używany,
- o liczbie licencji decyduje lista pracowników, a nie dane o tym, kto faktycznie korzysta z programu.
Ostatni punkt jest kluczowy. Bez danych o użyciu każda rozmowa o ograniczeniu licencji kończy się argumentem „a jeśli ktoś będzie potrzebował?”. Z danymi można rozmawiać o faktach.
Jakie dane są potrzebne do audytu
| Źródło | Co pokazuje | Czego nie pokazuje |
|---|---|---|
| Faktury i umowy | Ile licencji firma opłaca, za ile i do kiedy | Czy ktokolwiek z nich korzysta |
| Panele administracyjne dostawców | Przypisanie licencji do kont, czasem datę ostatniego logowania | Jak często i jak długo program jest używany; dane z każdego dostawcy osobno |
| Inwentaryzacja instalacji | Na których komputerach program jest zainstalowany | Czy zainstalowany program jest uruchamiany |
| Dane o użyciu aplikacji | Czas używania programu w zespołach i całej firmie, tydzień po tygodniu | Treść pracy — i tak powinno zostać |
Najpełniejszy obraz daje połączenie umów z danymi o użyciu: wiadomo wtedy zarówno, ile firma płaci, jak i ile z tego faktycznie wykorzystuje.
Audyt licencji krok po kroku
- Lista programów i umów. Wszystkie płatne programy i subskrypcje z liczbą licencji, kosztem, modelem rozliczenia i datą odnowienia. Najpierw te, których odnowienie przypada w najbliższych miesiącach.
- Właściciel każdego programu. Osoba, która zna jego przeznaczenie i może potwierdzić, kto go potrzebuje — np. kierownik działu, a nie wyłącznie dział IT.
- Zbieranie danych o użyciu przez co najmniej 4–8 tygodni. Krótszy okres nie uwzględni zadań wykonywanych raz w miesiącu, np. zamknięcia okresu w księgowości.
- Podział użytkowników na grupy: regularni, okazjonalni i nieaktywni w badanym okresie.
- Decyzje dla każdej grupy: pozostawienie licencji, przejście na tańszy plan, wspólne lub pływające licencje — jeśli pozwala na to umowa — albo rezygnacja.
- Ustalenie standardu i przeglądu. Lista zatwierdzonych programów dla poszczególnych działów oraz przegląd danych o użyciu na przykład raz na kwartał lub przed każdym odnowieniem.
Przykład: przegląd przed odnowieniem umowy
| Program | Licencje | Regularne użycie | Okazjonalne | Brak użycia | Decyzja |
|---|---|---|---|---|---|
| Program CAD | 15 | 9 | 2 | 4 | Odnowienie 11 licencji |
| Pakiet biurowy | 60 | 57 | 3 | 0 | Bez zmian |
| Narzędzie do grafiki | 8 | 3 | 1 | 4 | Odnowienie 4 licencji |
| Drugi komunikator | 25 | 2 | 4 | 19 | Rezygnacja, przejście na standard firmy |
Na co uważać przy interpretacji danych
- Czas używania to nie wartość pracy. Godzina w programie księgowym nie jest „lepsza” ani „gorsza” od godziny w arkuszu kalkulacyjnym — dane służą do decyzji o licencjach, nie do oceny ludzi.
- Aplikacje przeglądarkowe. Narzędzia działające w przeglądarce widać jako przeglądarkę; ich użycie pokazują dopiero dane o domenach stron, jeśli firma włączyła tę funkcję.
- Okresy nietypowe. Urlopy, sezonowość i projekty jednorazowe mogą zniekształcić obraz — stąd zalecenie, by zbierać dane przez kilka tygodni.
- Perspektywa zespołu zamiast jednostki. Do decyzji licencyjnych zwykle wystarczają zestawienia dla działów; szczegóły dotyczące pojedynczych osób warto ograniczyć do minimum.
- Jawność. Dane o użyciu aplikacji to dane o aktywności pracowników, więc obowiązują te same zasady co przy innych formach monitoringu — opisujemy je w artykule Monitoring pracowników a RODO i Kodeks pracy.
Jak ActiSignal wspiera przegląd licencji
ActiSignal pokazuje czas używania poszczególnych aplikacji — np. Teams, Excela, programu księgowego, CRM czy ERP — dla zespołów i całej firmy, także w ujęciu tygodniowym. Po włączeniu zapisu domen widać również, z jakich narzędzi internetowych korzysta zespół. Agent zapisuje nazwę programu i czas jego używania, bez tytułów okien i bez wglądu w treść dokumentów.
Dzięki temu łatwo sprawdzić, czy nowe narzędzie się przyjęło, które licencje od tygodni nie były używane i czy zespoły trzymają się przyjętego standardu oprogramowania. Opis tego scenariusza znajduje się w zastosowaniach ActiSignal, a pełną listę widoków zawiera strona Funkcje.
Lista kontrolna przed odnowieniem umowy
- Data odnowienia i termin wypowiedzenia są znane i wpisane do kalendarza.
- Program ma właściciela, który potwierdza zapotrzebowanie.
- Dane o użyciu obejmują co najmniej kilka tygodni typowej pracy.
- Użytkownicy są podzieleni na regularnych, okazjonalnych i nieaktywnych.
- Sprawdzono tańsze plany i możliwość licencji współdzielonych.
- Firma nie płaci za dwa narzędzia o tym samym przeznaczeniu.
- Decyzja i jej uzasadnienie są zapisane na potrzeby kolejnego przeglądu.
Regularny przegląd licencji to jeden z najprostszych sposobów na obniżenie kosztów IT bez pogarszania warunków pracy. Jeśli firma dopiero wybiera narzędzie do zbierania danych o użyciu aplikacji, pomocny będzie poradnik Jak wybrać program do monitorowania pracowników.