Poradnik zakupowy
Jak wybrać program do monitorowania pracowników? 10 pytań przed zakupem
Programów do monitorowania pracy na komputerach jest wiele, a różnią się bardziej, niż sugerują podobne opisy na stronach producentów. Ten poradnik pomaga uporządkować wybór: od określenia celu, przez pytania do dostawcy, po test na kilku komputerach przed podpisaniem umowy.
- Autor:
- Paweł Rudnicki
- Opublikowano:
- Czas czytania
- 6 min czytania
- Monitoring komputerów
- Wybór oprogramowania
- Praca zdalna
Najpierw cel, potem narzędzie
Najczęstszy błąd przy zakupie to porównywanie list funkcji bez odpowiedzi na pytanie, po co firmie monitoring. Od celu zależy, jakich danych potrzeba, a jakie byłyby zbędnym ryzykiem — także prawnym, bo Kodeks pracy dopuszcza monitoring tylko wtedy, gdy jest niezbędny do określonego celu (więcej w artykule Monitoring pracowników a RODO i Kodeks pracy).
| Cel | Potrzebne dane | Zbędne dane |
|---|---|---|
| Organizacja pracy zdalnej i hybrydowej | Początek i koniec sesji, czas aktywny i bezczynny, status komputera | Zrzuty ekranu, treść wiadomości |
| Czas pracy przy komputerze w zespołach | Przebieg dnia: logowanie, przerwy, blokada, czas aktywny | Naciśnięcia klawiszy |
| Licencje i standard oprogramowania | Nazwy aplikacji i czas ich używania | Tytuły okien, zawartość dokumentów |
| Utrzymanie komputerów i wsparcie IT | Status online/offline, ostatnie połączenie, stan Agenta | Historia przeglądanych stron |
| Korzystanie z narzędzi internetowych | Domeny stron i czas ich używania | Pełne adresy URL i wyszukiwane frazy |
Trzy rodzaje narzędzi, które łatwo pomylić
Pod hasłem „monitoring pracowników” sprzedawane są narzędzia o zupełnie różnym przeznaczeniu:
- Aplikacje do rejestracji czasu (time tracking). Pracownik sam uruchamia licznik i przypisuje czas do projektu. Dobre do rozliczeń z klientami, ale zależne od dyscypliny zespołu i nie pokazują stanu komputerów.
- Programy do monitorowania aktywności. Działają automatycznie w tle i zbierają informacje o aktywności: sesje, czas aktywny i bezczynny, używane aplikacje. Odpowiadają na pytania organizacyjne bez sięgania po treść pracy.
- Rozbudowane systemy nadzoru i ochrony przed wyciekiem danych (DLP). Często obejmują zrzuty ekranu, nagrania i analizę treści. Mają sens w wąskich, uzasadnionych przypadkach bezpieczeństwa, ale w zwykłej firmie łatwo wykraczają poza to, co niezbędne.
ActiSignal należy do drugiej grupy: pokazuje czas aktywności, aplikacje, domeny stron i stan firmowych komputerów z systemem Windows — bez zrzutów ekranu, keyloggera i podglądania prywatnych treści.
10 pytań, które warto zadać dostawcy
- Jakie dane zbiera program — i czego technicznie nie potrafi zebrać? Lepiej, gdy niechciane funkcje w ogóle nie istnieją, niż gdy trzeba pamiętać o ich wyłączeniu.
- Czy zakres można ograniczyć? Na przykład do godzin pracy, z wyłączonym zapisem domen stron albo z innym progiem bezczynności dla różnych zespołów.
- Jak liczony jest czas aktywny i bezczynny? Warto zapytać o próg bezczynności i o to, jak program traktuje spotkania czy pracę poza komputerem.
- Jak przebiega instalacja na wielu komputerach? Czy Agent da się wdrożyć zdalnie narzędziami używanymi w firmie, np. Intune lub GPO, i czy pracownik musi cokolwiek obsługiwać.
- Co się dzieje, gdy komputer jest poza biurem lub bez Internetu? Program powinien zapisywać dane lokalnie i przesłać je po odzyskaniu połączenia.
- Skąd wiadomo, że program działa na każdym komputerze? Lista komputerów ze stanem Agenta i godziną ostatniego połączenia pozwala wykryć luki w danych, zanim ktoś wyciągnie z nich błędne wnioski.
- Kto ma dostęp do danych? Role powinny pozwalać ograniczyć widoki — np. dział IT widzi stan komputerów, a kierownictwo zestawienia zbiorcze.
- Jak długo przechowywane są dane i kto o tym decyduje? Okres przechowywania powinna ustalać firma, zgodnie z celem monitoringu.
- Jakie dokumenty dostawca udostępnia działowi prawnemu? Przede wszystkim opis zakresu danych i umowę powierzenia przetwarzania.
- Jak wygląda cennik i czy można przetestować program przed zakupem? Model cenowy powinien być przewidywalny, a okres próbny — wystarczająco długi, by zobaczyć pełny cykl pracy zespołu.
Sygnały ostrzegawcze
Kilka cech oferty powinno skłonić do dodatkowych pytań albo do rezygnacji z danego narzędzia:
- Reklamowanie trybu ukrytego. Monitoring w Polsce musi być jawny — narzędzie projektowane do działania w ukryciu zachęca do naruszeń.
- Zrzuty ekranu lub nagrywanie włączone domyślnie. To sygnał, że zakres danych nie był projektowany z myślą o minimalizacji.
- Jeden „wskaźnik produktywności” na pracownika. Czas aktywny nie mierzy jakości pracy, a pojedyncza liczba łatwo prowadzi do niesprawiedliwych ocen.
- Brak informacji o tym, gdzie i jak długo przechowywane są dane.
- Brak możliwości testu albo okres próbny, który automatycznie zamienia się w płatny abonament.
Jak porównać koszty
Większość programów do monitorowania komputerów rozlicza się za urządzenie lub za użytkownika miesięcznie. Przy porównaniu ofert warto sprawdzić nie tylko stawkę, ale też:
- czy wszystkie potrzebne funkcje są w podstawowym planie, czy w droższych pakietach,
- jak długa historia danych jest dostępna w danym planie,
- ile czasu administratora pochłonie wdrożenie i utrzymanie Agentów,
- czy wsparcie i aktualizacje są w cenie,
- jakie są zasady rozliczenia przy zmianie liczby komputerów.
Jak przeprowadzić test przed zakupem
Dobrze zaplanowany pilotaż mówi więcej niż porównanie stron internetowych producentów:
- Wybór jednego zespołu — najlepiej takiego, w którym część osób pracuje zdalnie.
- Poinformowanie uczestników o celu testu i zakresie zbieranych danych, także jeśli pilotaż trwa krótko.
- Spisanie kryteriów sukcesu przed startem, np. czy w panelu widać godzinę rozpoczęcia pracy zdalnej, czy wszystkie laptopy przesyłają dane i czy zestawienia są zrozumiałe dla kierowników.
- Test trwający co najmniej 2–4 tygodnie, aby zobaczyć pełny cykl pracy, a nie jeden nietypowy tydzień.
- Przegląd z działem IT i osobą odpowiedzialną za ochronę danych przed decyzją o zakupie.
ActiSignal można sprawdzić bezpłatnie przez 30 dni na maksymalnie 10 firmowych komputerach, z pełną funkcjonalnością i bez karty płatniczej. Okres próbny nie przechodzi automatycznie w płatny abonament.
Podsumowanie: lista kontrolna wyboru
- Cel monitoringu jest spisany, a lista potrzebnych danych z niego wynika.
- Narzędzie zbiera informacje o aktywności, a nie treść pracy.
- Zakres i okres przechowywania danych można dopasować do zasad firmy.
- Instalacja na wielu komputerach jest możliwa zdalnie, a pracownik nie musi niczego obsługiwać.
- Panel pokazuje, czy program działa na każdym komputerze.
- Dostęp do danych można ograniczyć rolami.
- Dział prawny otrzymał opis zakresu danych i projekt umowy powierzenia.
- Program został sprawdzony w pilotażu na prawdziwym zespole.
Jeśli jednym z celów jest ograniczenie wydatków na oprogramowanie, warto przeczytać także artykuł o tym, jak przeprowadzić audyt licencji na podstawie danych o faktycznym użyciu aplikacji.